Los gastos sólo se contabilizan una vez que se reciben y aceptan los informes financieros del organismo, momento en que también se da el visto bueno al adelanto.
والنفقات تُسجل فقط عند استلام وقبول التقارير المالية للوكالة، بوقت استلامها وعند الموافقة أيضا علىالسلفة.
En el párrafo 131 de su informe, la Junta recomendó que la administración considerara la posibilidad de mejorar los procedimientos actuales de la sesión del usuario para asuntos de viajes, procurando, entre otras cosas, a) vincular e integrar las solicitudes de autorización de viajes con los anticipos de fondos para viajes; b) asegurarse de que los anticipos de fondos para viajes sólo se pagaran tras la aprobación de las solicitudes de autorización y de los anticipos y de que todas las excepciones o anulaciones quedaran registradas en el sistema, y c) automatizar el cálculo de los fondos para viajes e incluir un procedimiento que fijara automáticamente el plazo límite para la presentación de las solicitudes de reembolso de los gastos de viaje y la recuperación de los anticipos mediante deducciones del sueldo, de conformidad con lo dispuesto en la instrucción administrativa ST/AI/2000/20.
في الفقرة 131 من تقريره، أوصى المجلس بأن تنظر الإدارة في إدخال تحسينات على الخواص الحالية لجلسة المستعملين المتعلقة بالسفر وذلك من خلال أمور منها: (أ) ربط وإدماج طلب السفر مع سُلفة السفر؛ (ب) كفالة ألا تُدفع سُلف السفر إلا عند الموافقةعلى طلب السفر وسلفة السفر، وتسجيل أية استثناءات من ذلك أو تجاوزات له؛ (ج) التحول إلى النظام الآلي في حسابات استحقاقات السفر، والأخذ بنظام ينشئ بصورة آلية موعدا نهائيا لتقديم مطالبات تسديد تكاليف السفر واسترداد سُلف السفر من خلال الاقتطاع من المرتبات، وفقا للشروط الواردة في الأمر الإداري ST/AI/2000/20.
Se han adoptado las siguientes medidas para evitar una repetición de las observaciones que hicieron los auditores respecto del bienio 2002-2003: a) en marzo de 2005 se impartió formación al personal de las cuentas de anticipos en el sistema Atlas, en el examen de cuentas de anticipos y en el asiento de datos de las cuentas de anticipos; b) se han producido materiales didácticos sobre cuentas de anticipos para el personal sobre el terreno; c) se está elaborando un plan de capacitación para impartir formación al personal sobre el terreno (a reserva de que se aprueben los créditos solicitados para viajes vinculados con la formación de personal sobre el terreno, que se incluirán en el plan de formación); d) en el sitio Intranet de la UNOPS se han publicado las políticas y normas de aplicación relativas a las cuentas de anticipos; e) se envió una misión de aplicación de políticas al Afganistán en marzo de 2005; y f) se han instituido procedimientos de control para el examen y la aprobación de las actividades relacionadas con las cuentas de anticipos que no se conformen a las directrices.
وجرى اتخاذ التدابير التالية لتفادي تكرار ما لاحظه مراجعو الحسابات بالنسبة لفترة السنتين 2002 - 2003: (أ) تلقى موظفو حسابات السُلف تدريبا على استعمال نظام أطلس، وتدريبا على فحص السلف وتدريبا على إدخال البيانات المتعلقة بها في آذار/مارس 2005؛ (ب) أُعدت مواد تدريبية عن السُلف للموظفين الميدانيين؛ (ج) يجري حاليا وضع خطة تدريبية لبدء التدريب في الميدان (رهنا بالموافقة على ميزانية السفر المتصل بتدريب الموظفين الميدانيين المقرر إدراجه في خطة التدريب)؛ (د) جرى نشر السياسات المتعلقة بالسلف وقواعد إنفاذها على موقع مكتب خدمات المشاريع على الشبكة الداخلية (الإنترانت)؛ (هـ) أُوفدت بعثة معنية بإنفاذ السياسات إلى أفغانستان في آذار/مارس 2005؛ (و) يجري حاليا تطبيق إجراءات ضابطة لاستعراض ما لا يتماشى مع المبادئ التوجيهية من الأنشطة المتعلقة بالسلفوالموافقةعليها.